Come utilizzare Google Sheets come ERP leggero per la gestione degli ordini Shopify dalla Cina
Se il tuo negozio Shopify è troppo disordinato per un semplice foglio ordini ma è ancora troppo presto per un ERP completo, Google Sheets può essere una soluzione intermedia pratica. Per la gestione degli ordini Shopify dalla Cina, l'obiettivo non è quello di creare software sofisticati. L'obiettivo è quello di tenere sotto controllo ordini, fornitori, controllo qualità, imballaggio, tracciamento, eccezioni e azioni successive, tutto in un unico posto.
Google Sheets non sostituirà un ERP, un OMS o un WMS. Tuttavia, per i brand Shopify emergenti, i team DTC e i venditori dropshipping che collaborano con diversi partner in Cina, può fungere da livello di controllo leggero prima che l'attività sia pronta per un sistema più complesso. Se stai ancora confrontando le opzioni di evasione degli ordini, inizia con una guida più completa sui servizi di evasione ordini Shopify in Cina .
Quando Google Sheets è sufficiente per la gestione degli ordini Shopify dalla Cina
Google Sheets funziona al meglio quando l'azienda ha una reale complessità degli ordini, ma non ancora una complessità di magazzino completa. Questo spesso significa un piccolo team e-commerce con molti SKU, più di un fornitore e aggiornamenti degli ordini che devono essere condivisi tra il marchio, il fornitore e la logistica.
In linea di massima, Google Sheets può ancora funzionare bene per molti team con meno di 500 ordini al giorno, a patto che il flusso di lavoro sia ben progettato. Il foglio potrebbe necessitare di filtri, schede divise, responsabili chiari e intervalli protetti. Una configurazione semplice è solitamente la più adatta per team da 2 a 20 persone, soprattutto quando i codici SKU non sono standard e i dettagli del prodotto devono essere verificati prima della spedizione.
È utile anche quando un sistema ERP tradizionale risulta troppo costoso o troppo rigido. Molti marchi emergenti non necessitano ancora di un sistema completo, ma di una visione operativa condivisa. Per il dropshipping o per i prodotti con magazzino presso i fornitori, un di evasione ordini basato in Cina per i negozi Shopify può contribuire a colmare il divario prima che sia necessario un sistema formale.
Cosa dovrebbe monitorare un ERP leggero
Un sistema ERP leggero in Fogli Google non dovrebbe essere un foglio di calcolo gigantesco con ogni possibile colonna. Dovrebbe rispondere rapidamente ad alcune semplici domande: qual è lo stato dell'ordine, chi è responsabile del prossimo passo, cosa è cambiato e cosa richiede attenzione oggi?
Per gli ordini Shopify gestiti dalla Cina, i campi principali includono solitamente numero d'ordine, SKU, quantità, fornitore, stato dell'acquisto, costo del prodotto, stato del controllo qualità, note sull'imballaggio, numero di tracciamento, canale di spedizione, stato della consegna, tipo di eccezione, assistenza post-vendita, responsabile e azione successiva.
I dettagli relativi al codice SKU sono più importanti di quanto molti team immaginino. Se un prodotto presenta dettagli non standard come taglia, colore, tipo di spina, opzione di stampa, versione di confezionamento o altro, questi campi devono essere visibili prima che l'ordine venga imballato. In caso contrario, il team potrebbe spedire l'articolo sbagliato anche se il numero d'ordine sembra corretto.
Una semplice struttura con Fogli Google per le operazioni in Cina
Una configurazione pratica può iniziare con cinque schede MVP.
La sezione Controllo ordini è la vista principale che mostra il numero d'ordine, il codice SKU, la quantità, il paese del cliente, lo stato attuale, il responsabile e l'azione successiva. La sezione Master SKU contiene i dettagli del prodotto che non devono cambiare da un ordine all'altro. La sezione Monitoraggio fornitori e acquisti mostra quale fornitore sta preparando la merce, cosa è stato acquistato e se ci sono ritardi.
La sezione Stato di tracciamento contiene i numeri di tracciamento, i canali di spedizione, le date di aggiornamento e lo stato della consegna. Il Registro delle eccezioni è il luogo in cui il team registra gli ordini in ritardo, i tracciamenti mancanti, i prodotti errati, gli articoli danneggiati e i problemi che hanno un impatto sui clienti.
Con la crescita del marchio, quattro schede aggiuntive possono essere utili: Monitoraggio dei costi, Controllo qualità e imballaggio, Assistenza post-vendita e Riepilogo giornaliero o Dashboard. Gli intervalli protetti possono ridurre le modifiche accidentali, ma non costituiscono un vero e proprio sistema di sicurezza. La pagina di assistenza di Google stessa precisa che i fogli protetti non devono essere considerati una misura di sicurezza.
Dove di solito si verificano problemi con le configurazioni di Fogli Google
La maggior parte dei problemi con i fogli di calcolo non deriva da cattive intenzioni, bensì da una progettazione inadeguata dei processi.
Un foglio di calcolo si rompe quando i numeri di tracciamento vengono inseriti in ritardo, i costi vengono memorizzati separatamente dall'ordine, le eccezioni non hanno un responsabile e i casi di assistenza post-vendita vengono gestiti in una chat separata. Si rompe anche quando i parametri del prodotto non vengono verificati prima dell'imballaggio, soprattutto per gli SKU non standard.
Un esempio comune è quello di un piccolo team Shopify che lavora con due fornitori e un partner per le spedizioni. Gli ordini arrivano da Shopify, gli aggiornamenti dei fornitori arrivano in momenti diversi e i numeri di tracciamento vengono restituiti in lotti. Senza un sistema di controllo univoco, nessuno sa quali ordini sono in attesa di controllo qualità, quali sono stati imballati e quali necessitano dell'assistenza clienti.
La soluzione non è sempre una maggiore automazione. Spesso, la prima soluzione consiste in un flusso di lavoro quotidiano più efficiente: un'unica fonte di dati affidabile, un unico registro delle eccezioni e una dashboard concisa che mostri cosa richiede un intervento immediato.
Automazione che aiuta davvero
L'automazione è utile quando elimina le copie ripetute e aiuta il team a individuare i problemi più tempestivamente. Non è utile quando nasconde i problemi dietro un sistema disordinato.
Le automazioni più utili sono solitamente la sincronizzazione degli ordini con Shopify, il monitoraggio dell'evasione degli ordini, il monitoraggio dei controlli e una semplice dashboard per lo stato degli ordini. I connettori Shopify Flow possono collegare Shopify con azioni di terze parti, come l'aggiunta di una riga a Fogli Google. Zapier mostra anche esempi comuni di automazione tra Shopify e Fogli Google, a conferma del fatto che molti commercianti desiderano questo tipo di connessione.
Ma è proprio qui che la promessa deve rimanere realistica. Google Sheets non dovrebbe essere venduto come sistema di controllo dell'inventario in tempo reale, sistema finanziario completo, sistema di gestione dei permessi complesso o WMS completo. È uno strato di controllo per le fasi iniziali delle operazioni, non il sistema operativo definitivo per ogni fase.
Quando è il momento di passare a qualcosa di diverso da Google Sheets
Google Sheets è utile perché è semplice. Ed è proprio per questo che ha dei limiti.
Se il tuo team gestisce più canali di inventario, ordini giornalieri che si avvicinano a 500-1000, riconciliazione finanziaria formale, autorizzazioni utente rigorose, scansione del magazzino o resi complessi, è probabilmente giunto il momento di passare a un vero sistema ERP, OMS o WMS.
L'utilizzo ottimale di Fogli Google è spesso temporaneo, ma fondamentale. Aiuta il team a comprendere il flusso di lavoro prima di investire in un sistema più complesso. Se ben progettato, il foglio di calcolo può mostrare cosa dovrà gestire il futuro sistema: flusso degli ordini, stato dei fornitori, controllo qualità, imballaggio, tracciamento, eccezioni e reportistica.
Come CSP può essere d'aiuto in qualità di partner operativo in Cina
CSP non è un fornitore di software. Aiutiamo i marchi di e-commerce a connettere le diverse fasi operative in Cina: approvvigionamento, gestione dei fornitori, controllo qualità, imballaggio, spedizione, tracciamento e visibilità quotidiana sull'evasione degli ordini.
Per i team Shopify alle prime armi, il primo passo spesso non è acquistare un sistema più complesso. Si tratta piuttosto di rendere il flusso di lavoro sufficientemente chiaro, in modo che ogni ordine abbia uno stato, ogni eccezione un responsabile e ogni aggiornamento sulla spedizione possa essere monitorato. È qui che un semplice livello di controllo basato su Fogli Google può essere d'aiuto.
Se hai bisogno di un flusso di lavoro di evasione ordini che integri approvvigionamento, controllo qualità, imballaggio, spedizione, tracciamento e visibilità giornaliera degli ordini, scopri di più sull'evasione ordini globale dalla Cina o su come funziona il nostro processo di approvvigionamento e evasione ordini.
Desideri un punto di partenza semplice? Scarica un esempio di schema di controllo per la gestione degli ordini in Cina, pensato per i marchi Shopify che spediscono dalla Cina.
Creare un foglio di controllo più chiaro per l'evasione degli ordini in Cina
Ottieni una struttura pratica con Google Sheets per i marchi Shopify che spediscono dalla Cina. Ti aiuta a mappare ordini, dettagli SKU, aggiornamenti dei fornitori, tracciamento, eccezioni e visibilità quotidiana prima di passare a un sistema ERP completo.
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Domande frequenti
Google Sheets può sostituire un sistema ERP completo per la gestione degli ordini su Shopify?
No. Google Sheets può funzionare come un livello di controllo leggero per i team Shopify alle prime armi, ma non dovrebbe sostituire un ERP completo quando il volume degli ordini, i canali di inventario, le autorizzazioni o la riconciliazione finanziaria diventano complessi.
Qual è il volume di ordini ancora gestibile con Google Sheets?
Molti team possono utilizzare Google Sheets con un numero di ordini inferiore a circa 500 al giorno, a condizione che il flusso di lavoro sia ben progettato. Quando gli ordini giornalieri superano i 500-1.000, o quando è necessaria una riconciliazione di livello finanziario, un sistema ERP, OMS o WMS formale risulta generalmente più sicuro.
Quali informazioni dovrebbe essere incluse in un foglio di riepilogo degli ordini di Shopify?
Dovrebbe tenere traccia degli ordini, dei dettagli SKU, dello stato del fornitore, dei costi, del controllo qualità, dell'imballaggio, del numero di tracciamento, dello stato della logistica, delle eccezioni, dei casi post-vendita, del responsabile e delle azioni successive. L'obiettivo non è avere più colonne, ma decisioni più chiare.
Quali automazioni sono più utili?
Le automazioni più utili sono la sincronizzazione degli ordini con Shopify, il monitoraggio dell'evasione degli ordini, il monitoraggio dei controlli e una semplice dashboard sullo stato degli ordini. Queste riducono la copia manuale e aiutano il team a individuare tempestivamente ordini in ritardo o anomali.
Questo vale solo per i negozi di dropshipping?
No. Può essere utile per i venditori in dropshipping, i marchi DTC emergenti e i team Shopify che spediscono merci da diversi fornitori cinesi. Funziona al meglio quando la gestione degli ordini è abbastanza complessa da richiedere una struttura, ma non ancora abbastanza grande da giustificare un sistema ERP completo.